Casebeschrijving Middelburg Dronk, deel 5: ervaringen en lessen

21 april 2013

Voor het handboek Informatiewetenschap van Vakmedianet (voorheen van Kluwer) beschreef ik onlangs de case Middelburg Dronk. Op Mijns Inziens alvast een voorproefje in meerdere delen. Vandaag deel 4: ervaringen en lessen.
Werken zonder projectplan
De kracht van Middelburg Dronk als project schuilt voor een deel in het feit dat er vooraf nooit een projectplan is geschreven. Een spontaan idee werd in korte tijd vertaald naar een website, die pas na verloop van tijd definitief gestalte kreeg. Ideeën proberen we meestal meteen uit. Als we zien dat iets goed werkt handhaven we het concept, als dat niet het geval is zoeken we een alternatief. Die benadering maakt het project flexibel en slagvaardig: het geheel wordt niet afgeremd door overlegstructuren, projectkaders of bezwaarprocedures. Dat komt ten goede van de inhoud en de promotie van de website. Deze werkwijze heeft uiteraard ook nadelen. Als je alleen als doel hebt ‘zo volledig mogelijk te worden als bron’, dan breng je het project niet snel verder. Als je in de loop van het traject bijvoorbeeld constateert dat de gekozen software de nodige beperkingen heeft maar je tegelijkertijd niet kunt terugvallen op gemaakte afspraken of een plan, dan zul je dat probleem ook niet zo snel oppakken. Deze overweging droeg er aan bij dat we in de zomer van 2012 besloten de stichting Middelburg Dronk op te richten. De voorwaarden die aan een stichting verbonden zijn dwingen ons tot het maken van en het formuleren van doelstellingen. Als je een project naar een hoger niveau wil tillen ontkom je daar niet aan. En dat willen we.

Verbeterpunten
In projecten zijn er altijd dingen die minder goed gaan dan je had gehoopt. Middelburg Dronk is daar geen uitzondering op. Omdat er geen projectdoelen- of eisen zijn is het niet erg als iets niet werkt of niet goed uit de verf komt, maar voor de doorontwikkeling van het project is het wel belangrijk dat je de verbeterpunten van tijd tot tijd op een rijtje zet. Twee voorbeelden:

• Crowdsourcing IRL vergt veel tijd. Met alleen oproepen op sociale media kom je er niet. Een voorbeeld daarvan is onze wens om meer fotomateriaal te verzamelen over het uitgaansleven van nu. Om dat materiaal te verkrijgen plaatsten we oproepen op Twitter en Facebook voor jonge fotografen die nog wel in hedendaagse uitgaansgelegenheden komen en op vrijwillige basis foto’s willen maken voor de website. Binnen een dag kregen we zes relevante reacties en werden er online afspraken gemaakt, maar een half jaar later is nog niemand daadwerkelijk aan de slag gegaan. Dat is een les: soms is het gewoon beter om concreet afspraken met iemand te maken in een persoonlijk onderhoud. Dat kan ook als er geen verdienmodel is. Je moet er alleen wel tijd voor reserveren. Dat geldt ook voor het verzamelen van goede verhalen. Veel mensen komen pas los als je een hele middag of avond met hen doorbrengt. Incidenteel is dat natuurlijk geen probleem, maar het is ondoenlijk om op korte termijn met iedereen af te spreken. Daar zul je iets voor moeten organiseren. Plannen in die richting zijn er wel (inloopmiddagen in het Zeeuws Archief bijvoorbeeld), maar moeten nog uitgewerkt worden.
• De website. Ik wist bij voorbaat dat ik de informatie wilde ontsluiten met behulp van MediaWiki en nam niet de moeite om me te verdiepen in de beperkingen van de software. Ik beschouwde het min of meer als een experiment. In het verleden startte ik op dezelfde wijze websites op platformen als Blogger, WordPress en Ning, en werk ik er jaren later nog naar alle tevredenheid mee. Over MediaWiki ben ik als gebruiker ook tevreden, maar in de loop van de tijd liepen we wel tegen de beperkingen van de software aan. MediaWiki is zeer geschikt voor het ontsluiten van teksten, maar veel minder voor het presenteren van multimedia. Verder zijn de mogelijkheden rondom de opmaak van het geheel beperkt (waardoor de site weinig modern oogt) en kun je geen gecombineerde zoekvragen loslaten op de database (zoals ‘mag ik alle pagina’s met herbergiers op de Grote Markt tussen 1750 en 1810?’). De leercurve voor het bewerken van lemma’s is vrij hoog, ondanks het feit dat MediaWiki sinds enige tijd ook beschikt over een WYSIWYG-module. Tot slot: het beheer van website en de functionaliteiten is vrij omslachtig en koppelingen met andere systemen vergt diepgaande kennis van het softwarepakket. Dit alles leidde tot de wens om over te stappen op een nieuwe website. Die wordt inmiddels gebouwd door de technisch beheerder van Middelburg Dronk. Hij doet dat samen met een bevriende programmeur. Omdat er geen budget is gebeurt dat in de vrije tijd en ligt het tempo niet hoog.