Interne communicatie: exit Yammer, exit Kennisplatform?
11 mei 2009
Vanaf februari experimenteerden we in de Zeeuwse Bibliotheek, binnen een kleine werkgroep, met Yammer, een besloten variant op Twitter. Vorige week heb ik voorgesteld dat experiment te beëindigen omdat ik zelf merkte dat Yammer voor mij niet werkte. Ik ervoer het vooral als een extra informatiekanaal dat verder niets toevoegde aan mijn informatievoorziening.
Als ik op het werk de laptop opstart gooi ik achtervolgens Netvibes open, check ik drie actieve mailboxen en start ik Thwirl om Twitter te monitoren. Yammer hing er maar een beetje bij. In de praktijk merkte ik dat sommige mensen toch liever de werkmail gebruiken en toen ik mezelf ook nog eens tegen iemand hoorde zeggen dat ‘ie een grotere kans had om me te bereiken door me een persoonlijk bericht (dm) via Twitter te sturen, besefte ik dat de meerwaarde van Yammer op dit moment nul is. Exit, is dan het credo.
Een dag later checkte ik de bezoekersstatistieken van het interne kennisplatform dat ik eind 2007 startte. Die statistieken zou je kunnen omschrijven als redelijk dramatisch. Nu is dat goed te begrijpen want het platform ontwikkelde zich in de laatste maanden tot een vrij statisch geheel. Wetenswaardigheden over de baliewerkzaamheden en lopende zaken worden in de praktijk meestal toch via de mail uitgewisseld en als het gaat om het actief bijdragen aan het platform kom je uit bij een beperkt aantal mensen. Dat kun je niemand verwijten; zo werkt het gewoon. Het is niet anders dan op Bibliotheek 2.0 of Betafactor.
De tijd dat ik licht gefrustreerd raakte over dit soort zaken heb ik achter me gelaten. Daar werk ik althans hard aan. Ik kan me beter afvragen welke oorzaken eraan ten grondslag liggen dan continu te mopperen over een vermeend gebrek aan betrokkenheid. Om die reden heb ik nu ook voorgesteld het kennisplatform op te heffen. Er liggen blijkbaar toch te veel drempels.
Een van de hoogste drempels is m.i. het besloten karakter van het platform. Omdat niet alle informatie openbaar is (inlogcodes, kennisdeling over lastige klanten) moest de Ning besloten blijven, met als gevolg dat RSS niet geactiveerd kan worden en collega’s steeds opnieuw moeten inloggen. Nu zijn mensen daar best bereid toe, maar een voorwaarde is dan wel dat zij op de website dagelijks nieuwe en interessante informatie kunnen vinden.
Omdat het toevoegen van informatie een vrijblijvend karakter heeft is het logisch dat maar weinigen zich ertoe geroepen voelen dat ook regelmatig te doen. De druk komt dan op een select groepje te liggen, een groepje waarvan de leden ook druk zijn met andere activiteiten. In zo’n geval stagneert de informatievoorziening en versturen de mensen hun berichten toch liever ‘even snel via de mail’. Heel begrijpelijk.
Je kunt je wel afvragen of je zo’n kennisplatform dan nog wel moet handhaven. Het zal steeds minder relevant worden, mensen vergeten hun inlogcodes en door het gebrek aan belangstelling wordt de motivatie om informatie te actualiseren steeds kleiner.
Daarom is het misschien beter om alle op Ning verzamelde informatie te exporteren naar het centrale intranet. Dat was lange tijd geen serieuze optie, maar nu dat intranet een nieuwe push heeft gekregen is het dat misschien weer wel. We gaan het binnenkort bespreken.
En als ik zelf mocht kiezen op dit moment? Dan zou ik, voor de snelle kennisuitwisseling en communicatie kiezen voor Twitter, voor mijn informatievoorziening voor Netvibes en zou ik het gebruik van e-mail beperken tot langere of belangrijke berichten.
Aangezien de meeste van onze interne en externe sites nog steeds geen RSS bieden en Twitter nog maar bij weinig collega’s bekend is kan ik die wensen echter nog wel even uit mijn hoofd zetten. Voorlopig. Ik heb namelijk wél de hoop dat dit alles binnen afzienbare tijd gaat veranderen.
@
![Reblog this post [with Zemanta]](http://img.zemanta.com/reblog_e.png?x-id=a63e199b-8e78-402f-b0a3-2b4c2cdd5591)
Ha, wij zijn dus niet de enigen die daar mee ‘kloojen’. Wij werken – eigenlijk tot grote tevredenheid – met het CMS/Iproxsysteem van de RU, waar onze website ook op draait.
De enige nadelen zijn dat we vaak 2uur moeten wachten op synchronisatie van het systeem bij plaatsing van een item; dat remt de snelheid wel een beetje en de inlog; dat laatste maakt het lastig om van de nieuwspagina van het intranet de startpagina te maken: mensen willen dat niet als eerste actie: meteen een inlogcode invoeren.
Sterk punt bij ons is dat we een redactie van 6 personen hebben; dat zorgt voor veel input.
Verder hebben we enkele speciale blogs (bijvoorbeeld mbt het komende beleidsplan). Als daar iets nieuws (artikel) op verschijnt, maken we er ook een nieuwberichtje van, want we willen graag maar één centrale bron voor het interne nieuws; er valt al zo veel bij te houden.
Twitter zou bij ons alleen werken als – net als bij jouw blog – de tweets op het nieuwsscherm zouden verschijnen. Maar dat zal vast wel niet kunnen bij ons CMS, maar moet bekennen dat we daar ook nog geen onderzoek naar hebben gedaan.
Enfin, het blijft onze aandacht houden, want interne communicatie is ZOOO belangrijk.
@Festina,
Bedankt voor het delen van jouw ervaringen. Ik vind het toch altijd opmerkelijk dat het nog steeds een issue is bij vele organisaties, zeker bij organisaties die zelf ook ‘in kennis doen’.
De CMS-systemen kennen zo veel beperkingen als je het vergelijkt met de systemen die je vrij online kunt gebruiken, dat je je afvraagt waarom daar nog niet een speler is opgedoken die de concurrenten wegvaagt met gebruiksgemak en stapels mogelijkheden.
Het blijft een vreemde zaak…
Bij ons heeft het ook met geld en tijd te maken. Geld: de RU zal ongetwijfeld veel geld hebben uitgegeven aan het CMS. Tijd: ik zou er niet aan moeten denken alle content uit het CMS naar een ander systeem te transporteren. En het opzetten van een nieuw systeem kost ook tijd, dus geld.
Mooie afbeelding trouwens: de schreeuw is een barst en andersom. En de kop in de kop. Leuk om over na te denken.
Geld en tijd spelen inderdaad altijd een hooffrol. Dat heeft dan ook weer met beleidskeuzes te maken: alles hangt samen.
Ik vind zulke afbeeldingen ook altijd wel aardig. Het is maar wat je er in ziet 🙂
Data exporteren naar intranet lijkt me een goed alternatief. Wat die snelle communicatie betreft, waarom is die Groupwise messenger nooit geactiveerd?
Dat weet ik eigenlijk ook niet. Dat werkte niet overal even goed, was het niet zoiets?
Misschien mosterd na de maaltijd, maar volgens mij kun je uit een gesloten NING-omgeving toch een ‘openbare’ rss-feed halen.
Deze luidt:
//community.ning.com/activity/log/list?fmt=rss
In mijn Google Reader werkt dit in ieder geval en Twitterfeed kan er ook mee uit de voeten.
Die werkt inderdaad Ingmar. Super. Bedankt voor de tip!
Dat is dan overigens wel een piepklein gaatje in de beveiliging van een gesloten netwerk. Er wordt niet eens een password gevraagd. Dat zou betekenen dat ik die ook op netwerken kan loslaten waar ik wel de url van ken. Aparte zaak…
Toch wel grappig om dan uitgerekend vandaag op een ander weblog het volgende bericht tegen te komen:
Interne communicatie goed geregeld via Yammer
Dat is inderdaad leuk om te lezen Willem!
Ik wil overigens nog wel benadrukken dat er niets mis is met de software van Yammer als zodanig. Zag er allemaal goed uit, ook de archiveringsfunctie, de subgroepen enz. Het heeft meer te maken met het gegeven hoeveel mensen zo’n tool ook daadwerkelijk -en consequent- gebruiken…
Het is in ieder geval niet uitgesloten dat Yammer later alsnog een keer in beeld komt..
Bloggen moet je in de eerste plaats voor jezelf doen omdat je het anders niet uithoud en je er geen tijd meer aan spendeert. Net zoals het volgen van allerlei andere bronnen. Je kan nog zo je best proberen te doen, maar de werkelijkheid is echter vrij eenvoudig, je hebt weinig tijd en je doet ook nog is graag iets anders. Resultaat je serieus gaat bezuinigen op wat je zoal on-line doet. En als je dan nog is niet vertrouwd bent met hoe je die media juist kan gebruiken en er op reageren zoals je zou willen (vergt soms al wat html kennis) begin je er soms zelfs niet meer aan. De enige remedie die ik me kan inbeelden die kan helpen zou om er wel degelijk tijd voor te voorzien in het uurrooster. Maar zelfs dat is niet altijd mogelijk want, als je bijvoorbeeld in een éénmansbib zit kan je gewoon niet (of toch niet altijd) daar je tijd aan spenderen. Ik plan zelf wel wat meer werk gerelateerde berichten te gaan plaatsen want ik kom wel nogal wat bib & it gerelateerde zaken tegen.
Qua intranet maak ik gebruik van een Google Sites die ik hoop op termijn te kunnen overhevelen naar een vers aangemaakt e-mail account voor de bib waarmee ik mij op Google Apps kan inschrijven.
@benoit: het is inderdaad een kwestie van prioriteiten stellen maar voor iedereen zullen die anders zijn hoe dan ook.
Toch kom je met een beetje goede wil een heel eind. Ik zie ook regelmatig dat veel mensen enorm inefficient werken op hun computer en internet. Daardoor gaat alles tien slagen moeizamer.
Dan raak je het vanzelf beu, en kom je ook niet meer toe aan de dingen die je van plan was te gaan doen.
Ik denk dat die factor nogal eens onderschat wordt….
Ik kan het niet helemaal overzien, maar nu ik van alles gelezen (en uitgeprobeerd) heb over wiki’s, online kantoortoepassingen en nings: is een ning dan toch niet de makkelijkste en prettigste toepassing? – Ook n.a.v. wat ik las op //www.surfspace.nl/nl/Artikelen/pages/ErvaringenmetgroepswerkinNING.aspx –
@kuipje:
Daar zijn de meningen nogal over verdeeld maar ik kan je wel zeggen dat ik een groot liefhebber van Ning ben. Zelfs als je niets weet van webtalen etc kun je het platform heel snel inrichten en beschik je over een tool dat eigenlijk in alles voorziet.
Ning heeft echter ook nadelen. De zoek- en archiveringsfunctie zijn niet zo best bijvoorbeeld. Dat is voor je kennismanagement soms wel vervelend. Verder zijn er ook dingen die je pas uit kunt zetten (reclames bijvoorbeeld, of dat banner met je eigen hoofd) als je betaalt of je verdiept in CSS.
Als je dus echt een onderwerpsplatform wilt inrichten is een Wiki misschien beter. Als je samen aan een document werkt is een online kantoortoepassing weer makkelijker.
Maar met een beetje goede wil kun je met Ning al die dingen ook, alleen moet je dan met widgets etc werken…