E-mails die onbeantwoord blijven
10 maart 2007
Jaap Stronks schreef donderdag over verantwoord e-mailen en gaf daarbij tien ‘gouden tips’. Het is niet dat ik die tips voor het eerst zie maar het doet je toch weer even stilstaan bij je eigen mailgedrag en dat is altijd goed.
Ik genereer nogal wat mailverkeer op een doorsnee werkdag. Te veel misschien wel. Dat is echter wel iets waar ik heel bewust mee om probeer te gaan. Een onderdeel van mijn functie is het vervullen van de rol van contactpersoon Automatisering voor de hele afdeling Informatiediensten en Collecties (ca. 40 medewerkers). Je krijgt dan veel meldingen over falende hard- en software, vragen over digitale collecties, enz. Je ontkomt er dan simpelweg niet aan dat je meer e-mails verzendt dan de gemiddelde collega. Maar toch heb ik zelf het gevoel dat ik de ruis inmiddels aardig weet te onderdrukken.
Ik zie wel een trend de laatste maanden, zowel bij in- als externe mails. Mensen beantwoorden mails steeds vaker helemaal niet. Daar kan ik niet tegen. Als je nergens tijd voor hebt, kun je dat toch even met een hele korte reactie laten weten? Ik zie mezelf nu steeds vaker genoodzaakt mails te bewaren omdat ze niet zijn afgehandeld en dat zet het persoonlijke mailboxmanagement dan weer op z’n kop.
Er zijn ook van die grapjassen die een mail pas na weken of maanden beantwoorden, zonder de originele mail toe te voegen. Dan verwachten ze dat je nog weet wat je gevraagd had, godbetert.
Aan het eind van een werkdag zitten er 100-200 verwijderde items (zowel verzonden als ontvangen) in de prullenbak van mijn mailbox. Dan weet ik 50 dagen later toch niet meer wat er in al die mails stond?
En dan heb ik het nog niet eens over de 5 privé-accounts bij Gmail etc.
Ik wil mensen echt niet gaan vertellen hoe zij hun e-mail moeten beheren maar ik vind wel dat iedereen die pretendeert professional te zijn ook het fatsoen zou moeten hebben om dagelijks te reageren op werkgerelateerde mail. Als je daar niet toe in staat ben, ben je een communicatie- dinosauriër.
@
Beste Ed,
Nu kan ik me heel goed herinneren dat ik je af en toe mailtjes stuur met een toegevoegde bijlage. Als ik dan later vroeg of je de bijlage had bekeken, dan kreeg ik als antwoord dat je de mail nog niet geopend had. Betekent dit, dat ik je vanaf nu Edmontosaurus mag noemen ?
Ik citeer:
“het fatsoen zou moeten hebben om dagelijks te reageren op werkgerelateerde mail”
Met de beste wil van de wereld kan ik jouw berichten daar niet onder scharen. Het zijn aanvalletjes op die mooie club uit Rotjeknor, afbeeldingen van dames met een echo en filmpjes van verongelukte rendieren. Die bewaar ik liever tot een moment dat ik thuis in alle rust kan loeren.
NBSFW. Not bepaald safe for work ^^
Jurassic Ed
Goed om die tips weer eens op een rijtje te hebben. Natuurlijk ga ik ook wel eens in de fout, ben ook maar een mens. Bovendien bevat mijn handtekening een ‘met vriendelijke groet’. Ik stoor me ook vreselijk aan mails die niet beantwoord worden. Als ik het erg druk heb reageer ik ook wel eens een paar dagen later, maar in principe beantwoord ik een e-mail snel (als er een antwoord wordt verwacht). Kleine moeite, groot plezier.
Precies!
Ik heb die vriedelijke groet er ook uit gehaald en mijn adres erin gezet 🙂
Hey Edje,
Inderdaad érg lastig als je een (werkgerelateerde) mail met een vraag rondstuurt, met evt. een datum erbij waarop je uiterlijk antwoord wil hebben, en je moet dan alsnog weer rond gaan mailen of ze willen antwoorden! Meestal doe ik dan maar een belrondje, dan kunnen ze er niet onderuit… 😉
Juut XXX
Hee,
Soms is bellen beter idd…maar ik mail toch altijd liever, juist omdat je daarmee een bepaalde vrijheid schept. Maar dat kan dus duidelijk niet iedereen aan 🙂