Provincie Zeeland bestrijdt e-mailexplosie, maar hoe precies?
05 maart 2008
Het interne kennisplatform op Ning, voor de afdeling Informatiediensten en Collecties van de ZB, heeft onder meer als doelstelling om de grote hoeveelheden e-mail terug te dringen. Na drie maanden is daar nog niet veel van te merken maar de hoop is dat dit op termijn wel zo zal zijn. De tijd zal ons het leren.
Ik zelf streef altijd een ‘schone’ inbox na maar ik archiveer wel veel berichten; in een ambtelijke structuur wordt immers vaak teruggekomen op oude besluiten en afspraken en dan is het goed dat je je nog kunt beroepen op de betreffende e-mails. Ik bewaar al die mails in een uitgebreide mappenstructuur maar er zijn ook heel wat collega’s die alle berichten laten staan in de inbox. Inboxen met daarin honderden of duizenden mailtjes zijn geen uitzondering.
Op Nu Z staat vandaag een bericht over de provincie Zeeland, waar men de e-mailexplosie bestrijdt met een nieuw en slimmer archiveringssysteem:
Speciaal ontworpen software zal alle e-mails gaan filteren op soort en bepalen hoe het moet worden bewaard. “Onze e-mailberg blijkt jaarlijks met 416 procent te groeien, maar nu weten we precies welke informatie wel en niet meer bewaard hoeft te worden,” zegt André Roelse, hoofd ict bij de provincie.
Het bijplaatsen van een extra e-mailserver was volgens Roelse geen optie, omdat het systeem daardoor te ingewikkeld zou worden. “Wij willen naar een voorziening toe om onze e-mailserver via een slimme oplossing te ontlasten, waarmee e-mails die bewaard moeten blijven worden weggeschreven naar een andere omgeving.
Ik ben benieuwd hoe dit precies werkt. Dat moet ik toch eens navragen bij de collega’s van de Provincie. Het klinkt goed, maar uit dit bericht kan ik verder niet veel opmaken over de techniek erachter.
@
Het Gemeentemuseum in Den Haag filtert (opgezet met de UvA) op een zelfde manier e-mails.
Grofweg kan filtering plaats vinden op basis van inhoud, op basis van context en op basis van gelijke interesses.
Meer over filtering op basis van inhoud in H1 en H2 van het proefschrift van Arampatzis:
//www.darenet.nl/nl/page/repository.item/show?identifier=oai:repository.ubn.ru.nl:2066/18995&repository=ru
(Sla de formules over)
Dat is listige materie!
Bedankt voor de aanvulling Ano!
Edwin
Hoi edwin
De provincie zeeland heeft een aanbesteding achter de rug waarbij o.a. e-mails op een slimme wijze uit de e-mail server gehaald kunnen worden en verplaatst worden naar een goedkoop opslagmedium en daar toch on-line benaderd kunnen worden. Gebruikers zien eigenlijk niet dat de e-mails verplaatst zijn, doch behouden de entry vanuit hun e-mail box (in ons geval outlook). Het geheel is zo te configureren dat alle in- en uitgaande e-mails naar het aparte on-line archiefsysteem gekopieerd worden en daar ook niet verwijderd kunnen worden. Ook attachements worden daar opgeslagen en bij opslag van identieke attachements worden deze tot één gereduceerd. Mocht je hierover meer willen weten, bel of mail dan even. mail a.roelse@zeeland.nl. tel. 0118-631052
andré roelse
ihoofd ict provincie zeeland
Dag André,
Wat leuk dat je nog reageert op deze posting. Het was eerlijk gezegd alweer een beetje weggezakt maar interessant blijft het!
Hartelijk dank voor je bericht.
Edwin