Waarheen nu, ZB Digitaal?

20 februari 2010

In functioneringsgesprekken die in de afgelopen maanden plaatsvonden evalueerde ik met mijn leidinggevenden het jaar 2009 en keken we vooruit naar 2010. We concludeerden al snel dat het niet zo eenvoudig is om alles goed in kaart te brengen. Enerzijds is er een overzichtelijk pakket van structurele taken, anderzijds ben ik ad hoc betrokken bij allerlei projecten rondom de digitale en experimentele bibliotheek. Dat dit zou gaan gebeuren werd een paar jaar geleden al duidelijk maar tot 2009 werd ik vooral ingezet bij bestaande projecten en activiteiten, daarna vooral bij nieuwe. Dat is een logische ontwikkeling als je het Beleidsplan 2009-2013 bekijkt: de digitale bibliotheek is daarin de rode draad, terwijl het aantal formatieplaatsen dat zich geheel op die ontwikkelingen richt beperkt is.

Ik beschouw dat laatste als onvermijdelijke gevolg van een organisatie in transformatie. Er wordt hard aan gewerkt maar nog lang niet alle ontwikkelingen zijn echt verankerd in de organisatie. Sommige ontwikkelingen laten zich ook niet goed vangen of verankeren. Dit weblog is zo’n ontwikkeling, maar dan eentje die al meer dan vier jaar geleden in gang werd gezet.
Ik denk dat ik een van de eerste medewerkers in bibliotheekland was die structureel ‘8 uur per week kreeg’ om te bloggen. Tijdens de nieuwjaarstoespraak 2010 was de directeur bijzonder lovend over het bereik en de statistieken van ZB Digitaal. Daar spreekt veel waardering uit. Het is ook zo dat de cijfers uit de Blognotitie van de zomer van 2007 er alleen maar beter op zijn geworden, veel beter zelfs, maar ondanks dat, en ondanks de waardering, raakt het blog ‘in de vaart der volkeren’ toch een beetje in de verdrukking. Het bloggen is gelukkig nog steeds geïntegreerd in mijn werkzaamheden maar het is ook nog steeds zo dat ik het grootste deel ervan thuis doe. ‘s Avonds, ‘s ochtends voor het werk, gisteren op mijn vrije dag of zoals nu, in het weekend. Dat heeft alles te maken met de werkdruk van andere projecten maar ook met ‘de hobbybenadering’ die ik koester.
Bloggen is een deel van mijn leven geworden. ZB Digitaal is mijn moederschip. Dat is mooi, maar het heeft als nadeel dat het ook al snel wordt beschouwd als hobby. Veel van de onderwerpen die ik kies hebben niets te maken met de bibliotheek en mijn toonzetting is persoonlijk en informeel (en leidt er zelfs wel eens toe dat ik moet worden aangesproken op de inhoud/woordkeuze). Dat maakt het voor een organisatie lastig om je in te sluiten in het grotere geheel.

Als ik de oude notitie nu herlees zie ik dat er in een paar jaar nauwelijks iets is veranderd in de positionering van ZB Digitaal. De ROI is, heel begrijpelijk, nog steeds aantoonbaar ongrijpbaar. Aan de andere kant zou je ook kunnen zeggen dat het delen van mijn ervaringen ook invloed heeft gehad op bepaalde ontwikkelingen binnen de Zeeuwse Bibliotheek. Er is toch een blog gestart dat onderdeel uitmaakt van de website, 23 Dingen kreeg alle ruimte binnen onze organisatie en de mogelijkheden van een tool als Twitter werden intern veel sneller onderkend dan vier jaar geleden het geval was bij bloggen.

Ik heb onlangs voorgesteld de uren voor ZB Digitaal anders in te zetten, juist omdat misschien wel te veel mijn persoonlijke moederschip is geworden en ik het meeste werk toch in de eigen tijd doe. Zo’n stap zou kunnen leiden tot duidelijkere scheidslijnen, voor beide partijen. Het management vond dat toch niet zo’n goed idee. Ook daar spreekt waardering uit. Daar ben ik uiteraard blij mee. Ik denk echter wel dat ZB Digitaal, en alles wat daar uit voortgevloeid is (zoals Bibliotheek 2.0) dan altijd een beetje in het niemandsland zal blijven verkeren. Als je dit goed wilt doen ontkom je niet aan de inzet van uren uit je vrije tijd. Tegen deze achtergrond vind ik het toch wel weer eens aardig om het tweede deel van de notitie uit 2007 hier nog eens op te nemen; de positionering en meerwaarde van een weblog, van ZB Digitaal.

Positionering en meerwaarde
Zoals gezegd heeft zbdigitaal zich in 18 maanden ontwikkeld van een platform voor attendering van directe collega’s tot een weblog dat in veel bredere kring gelezen wordt. Ondanks het feit dat het blog vaak een onafhankelijke invalshoek en een persoonlijk karakter heeft, komt de naam van de Zeeuwse Bibliotheek altijd prominent in beeld tijdens bezoeken en in verwijzingen. Het blog duikt vaak op in de zoekresultaten van zoekmachines, zeker als mensen zoeken op bibliotheekgerelateerde trefwoorden. Bloggen is echter meer dan het ventileren van persoonlijke opvattingen en het attenderen op relevant nieuws. Een weblog is ook een conversatie, een presentatie en  een netwerk- en marketingtool. In het geval van zbdigitaal zijn de volgende aspecten relevant om toegelicht te worden:

Attendering
Het aanvankelijk motief om het blog te starten is nog steeds een belangrijke pijler van het geheel. Zbdigitaal wijst dagelijks op relevant nieuws uit de bibliotheekwereld en probeert daarbij een brug te slaan tussen het traditionele bibliotheek- en inlichtingenwerk en technologische ontwikkelingen (web 2.0, nuttige hardware, zoekalternatieven online, enz.) In de loop van de tijd hebben vele collega’s uit Nederland en Vlaanderen hun waardering daarvoor laten blijken via de commentaarfunctie van het blog, de e-mail en wat dies meer zij.

Sociaal netwerk
De meeste bezoekers van zbdigitaal beperken zich tot het anoniem lezen van de blogposts maar in de loop van de tijd hebben veel lezers actief contact met mij gezocht om vragen te stellen of te beantwoorden, mij op aanvullende informatie te wijzen, enz. Inmiddels is dit uitgegroeid tot een verband dat je als sociaal netwerk zou kunnen omschrijven. Ik heb op regelmatige basis contact met mensen uit openbare,  wetenschappelijke en universiteitsbibliotheken en onderhoud goed contact met bloggers uit de bibliotheek-, onderwijs- en marketingwereld.

In de eerste 18 maanden hebben mensen van zeer divers pluimage mij benaderd voor allerlei zaken, gebaseerd op de input vanuit zbdigitaal. Het voert te ver om alle mooie voorbeelden hier op te nemen maar de lijst is lang…en door mij bewaard. Van journalisten tot bibliotheekdirecteuren, van gamende collega’s tot vertegenwoordigers van uitgeverijen, overkoepelende organisaties en vakbladen.

Door ZB Digitaal heb ik inmiddels ook bijdragen mogen leveren aan de vaktijdschriften Bibliotheekblad en Informatie Professional. In het laatste geval zelfs met een coverartikel over Second Life. Daarnaast schrijf ik ook regelmatig voor Searchcowboys en zal ik vanaf juli 2007 ook regelmatig bijdragen leveren aan Livre.nl. Dit maakt het mogelijk om gedoseerd aandacht te besteden aan bibliotheekzaken, zoals een beetje promotie van Aladin op Searchcowboys.

Het bloggen leidt ook tot deelname aan activiteiten zoals het verzorgen van een gastcollege voor de IDM in Groningen, het virtueel deelnemen aan een referaat over gaming en bibliotheken in Rotterdam en het geïnterviewd worden voor een film, een boekje en tijdschrift- en krantenartikelen. Zbdigitaal was indirect ook aanleiding voor mensen om hier een presentatie te komen geven (Gerard Bierens van Fontys) informatie uit te komen wisselen (bibliotheek Haarlem) of een rondleiding te krijgen (bibliotheekschool Gent en Fontys Sittard).

Vermeldenswaardig in dit kader is een initiatief dat in het verlengde ligt van het weblog: het sociale netwerk ‘Bibliotheek 2.0’. Op 15 april 2007 lanceerde ik dit sociale netwerk met de gratis software van Ning op //bibliotheek20.ning.com en plaatste hiervoor een oproep op discussielijst NEDBIB-L. Op het moment van schrijven staat de teller op 181 leden, afkomstig uit alle typen bibliotheken en vergelijkbare organisaties  in Nederland en Vlaanderen. Dit netwerk fungeert als platform voor kennisuitwisseling en voorziet in de multimediale mogelijkheden die andere communicatiekanalen in de Nederlandse bibliotheekwereld missen.

Tool voor kennismanagement en persoonlijke ontwikkeling
ZB Digitaal is ook de weerslag van alles wat ik zelf ontdek, ondervind en leer en als zodanig een prettig hulpmiddel voor zelfreflectie en het vastleggen van nuttige bronnen en artikelen. Het weblog is een verslag van voortschrijdende inzichten en een inkijkje in zaken die stagneren. Een persoonlijk logboek, kortom.
Het bloggen heeft mij veel geleerd over zaken als webdesign, digitaal schrijven, HTML, zoekmachine-optimalisatie en marketingtechnieken. Door hier vrijuit over te schrijven krijg je vaak ook weer feedback van bezoekers, wat het leerproces compleet maakt. Daarnaast heb ik veel geleerd over bibliotheekbeleid, catalogi en kansen en bedreigingen voor bibliotheken. Zonder het blog zou ik nooit zo diep in die materie zijn gedoken.

Marketingtool
Door een goed gebruik van trefwoorden (‘Tags’), een goede indeling van artikelen en een goede positionering in zoekmachines kan een weblog functioneren als krachtig marketinginstrument. Ik denk dat zbdigitaal erin geslaagd is de Zeeuwse Bibliotheek online in een innovatief daglicht te plaatsen bij zowel collega’s als klanten. Door consequent en actief te bloggen over actuele en relevante zaken win je aan geloofwaardigheid en wordt er meer en meer een beroep gedaan op de expert-functie. Als je regelmatig hoog in de zoekresultaten van zoekmachines opduikt associëren gebruikers jou en je organisatie ook met dat onderwerp. Ik denk dat zbdigitaal daar goed gebruik van heeft weten te maken, in relatief korte tijd. Het is belangrijk om te beseffen dat veel blogs en websites dat pas bereiken door er een of meerdere specialisten voor te in te huren. ZB Digitaal heeft geen budget en er is nooit hulp van buitenaf geweest.

Transparantie, communicatie en de dialoog
Bloggen is feitelijk een gesprek omdat het bezoekers de mogelijkheid biedt te reageren op uitspraken, vragen en artikelen. Door als blogger zelf ook actief deel te nemen aan conversaties op andere weblogs en platformen merk je dat mensen zelf ook weer actiever worden.

Weblogs die de schijn ophouden vallen snel door de mand, eerlijkheid is een vereiste. Je kunt vanzelfsprekend niet schrijven over kwesties die intern moeten blijven. Persoonlijke aanvallen zijn ook niet wenselijk. Maar de kracht van een weblog ligt in authenticiteit. Je geeft de organisatie daarmee een menselijk gezicht. (zie ook de bronnen in de paragraaf ‘verder lezen’.)

Zoekmachine-optimalisatie
Zoekmachine-optimalistie (SEO) is feitelijk een onderdeel van het marketingaspect maar verdient het om apart genoemd te worden. Online vindbaarheid zou veel en veel meer aandacht moeten krijgen dan nu het geval is. Ik kan talloze voorbeelden geven van de goede vindbaarheid van zbdigitaal in verhouding tot andere websites en weblogs. Een weblog is bij uitstek geschikt om je zichtbaarheid en vindbaarheid op internet te verbeteren. Als je kiest voor een bepaalde thematiek en invalshoek kun je gewenste doelgroepen snel bereiken.

Presentatie
Weblogs kunnen gebruikt worden voor allerlei presentatiedoeleinden. Je kunt er bijvoorbeeld speciale collecties mee presenteren (met goede online vindbaarheid als voordeel). De vakreferenten van de UB Groningen gebruiken een weblog om hun functie te presenteren en boeken online te bespreken. Je kunt een weblog zelfs inrichten als webopac.

Kosten en opbrengsten: de ROI van weblogs
Vanaf 11 november 2005 heb ik 1125 bijdragen ‘gepost’ op ZB Digitaal. Het gaat daarbij om zowel lange als korte bijdragen. Het is voldoende tekst om een boek mee te vullen. De vraag werpt zich snel op hoeveel tijd dit alles heeft gekost. Het antwoord daarop is kort: heel veel tijd.

In de marketingwereld wordt vaak gesproken over de ‘Return on Investment’ (ROI) van weblogs. Die is lastig vast te stellen. Zeker in de non-profit sector. Boeken als ‘Naked Conversations’ maken echter duidelijk dat bloggen een organisatie veel goeds kan brengen. Ik hoop dat de voorbeelden uit de vorige paragrafen dit ook aantonen.

Hoeveel tijd je investeert in het onderhouden van een weblog is afhankelijk van de aanpak die je kiest. Het is geen verplichting om dagelijks ‘te posten’. Er zijn geen voorschriften voor de lengte van bijdragen. Er bestaan geen regels voor de aankleding van een blog.

Ik heb er voor gekozen om wel dagelijks te posten, soms zelfs meerdere malen. Het schrijven en plaatsen van de berichten kost me doorgaans niet meer dan 30-60 minuten.
Ik schat dat ik 80-90 procent van de berichten buiten werktijd heb geplaatst. De publicatietijdstippen kan ik desgewenst ook tonen in Blogger. Ik blog vooral omdat ik er veel plezier in heb. Ik blog zoveel omdat mijn huidige privésituatie dat toestaat en het nooit ontbreekt aan inspiratie. Door zelf intensief gebruik te maken van attendering in de vorm van RSS-feeds, via de persoonlijke startpagina Netvibes, ben ik relatief weinig tijd kwijt aan het vergaren van informatie. Door veel gebruik te maken van ‘knippen en plakken’ wordt de investering in tijd verder ingeperkt.

Aan de andere kant is het zo dat het informatieaanbod overweldigend is. Het is verleidelijk om de RSS-feeds van vele relevante sites te volgen, met als gevolg dat je dagelijks honderden feeds scant. Dat kost uiteindelijk de meeste tijd. Je kunt dat aanbod natuurlijk zelf sturen door het aantal feeds waarop je je abonneert te beperken. Als je echter streeft naar relevante attendering en interessante berichtgeving moet je jezelf niet beperken tot nieuwsbronnen die je lezers ook al raadplegen. Dan moet je een stap verder gaan.

De Zeeuwse Bibliotheek heeft 8 uur beschikbaar gesteld voor zbdigitaal. Dat is in principe voldoende. Als je alle activiteiten eromheen echter ook zou willen formaliseren zou je er een volle fte op kunnen baseren. Commerciële organisaties doen dit steeds vaker en noemen de uitvoerende medewerker ‘conversatie architect’ of ‘community evangelist’. Zo’n medewerker blogt, monitort reacties van bezoekers, reageert zelf elders, communiceert via alle digitale kanalen en houdt in de gaten hoe en in welke mate de eigen organisatie op het web genoemd wordt. De medewerker filtert relevante informatie uit het grote aanbod en attendeert collega’s hierop, de medewerker experimenteert met nieuwe tools en mogelijkheden en probeert de beste tools aan te dragen als hulpmiddel voor de eigen organisatie.

Het is in feite wat ik zelf ook doe voor ZB Digitaal en de Zeeuwse Bibliotheek maar dan grotendeels buiten werktijd. Dat is een persoonlijke keuze. Je kunt er ook minder tijd in investeren door minder werk maken van het zoeken naar bijpassende afbeeldingen en blogtools bijvoorbeeld. Je bezuinigt daarmee wel op kwaliteit.
Het is goed om te beseffen dat het gebruik van blogsoftware volledig gratis is. Dat geldt ook alle aanvullende software, zoals de widgets, de zoekfunctie van Google, enz. De kosten van het ontwerp, implementatie en onderhoud van bestaande websites van de ZB zijn relatief hoog. De kosten van een weblog zijn nihil, afgezien van de arbeidsuren. Veel factoren kunnen niet in geld worden uitgedrukt. In hoeverre heeft zbdigitaal goede PR opgeleverd? In welke mate bespaart het leren door bloggen op investeringen in bijscholing voor de betrokken medewerker? Het is moeilijk te bepalen.

Conclusies en aanbevelingen
M.i. is de meerwaarde van bloggen groot. Ik denk zbdigitaal zijn meerwaarde voldoende heeft bewezen om te handhaven als doel en middel in de Zeeuwse Bibliotheek. Op termijn zou een of meerdere weblogs kunnen fungeren als vervanging van meer statische communicatiemiddelen als pagina’s op intranet, nieuwsbrieven of powerpoints voor presentaties (weblogs worden ook steeds vaker ingezet als tool voor media-educatie om de interactiviteit en samenwerking tussen de cursisten te verbeteren).

Het verdient de aanbeveling een weblogfunctie te integreren in de website(s) van de Zeeuwse Bibliotheek. De functionaliteit zou bijvoorbeeld goed van pas komen in het project Romanadvisering. De betrokken werkgroep buigt zich momenteel over de mogelijkheden.

Het is van belang dat recente ontwikkelingen goed in de gaten worden gehouden: ze volgen elkaar in hoog tempo op en laten eigenlijk niet toe dat je er op voorhand uitgebreide projectplannen aan wijdt. Inzetten en experimenteren is het credo. Anno 2007 is het heel normaal dat je zaken uitprobeert. Het internet is dynamisch. Bibliotheken nog te statisch. We moeten erkennen dat we de controle op informatie en presentatie moeten delen met ons publiek. Als we dat niet doen hebben we een probleem. Weblogs zijn daar maar een klein onderdeel van.

En ZB Digitaal? ZB Digitaal heeft een vrijblijvend karakter maar het is soms jammer dat veel bevindingen en ontdekkingen waarover ik schrijf op het blog niet (kunnen) worden gebruikt in de organisatie. Collega’s informeren regelmatig naar handige software en tools maar de verworven kennis op het gebied van contentbeheer, online marketing en pr/contacten wordt veel minder benut. De enige interne verwijzing is te vinden op een subpagina van het intranet.

Ik hecht veel aan de redactionele vrijheid die ik nu heb en denk zelf dat ik daar goed mee omga. Dat neemt niet weg dat de positionering van zbdigitaal heroverwogen zou kunnen worden en dat het bloggen als zodanig beter verankerd zou kunnen worden in de werkprocessen en informatie-infrastructuur van de Zeeuwse Bibliotheek. De content staat nu immers op servers van een externe partij en is niet gekoppeld aan een domein van de Zeeuwse Bibliotheek, terwijl het blog wel zeer regelmatig opduikt op websites en in zoekmachines. De kennis over bloggen is eenvoudig over te dragen. De status van het blog is nu kwetsbaar. Het is aan de organisatie om vast te stellen in hoeverre die kwetsbaarheid wenselijk is.

Edwin Mijnsbergen
Informatiediensten en Collecties
Versie 24 juni 2007

Verder lezen
1.Weblogs as a marketing communications tool
Julien Mohr
//www.aboutblank.nl/images/dissertation_julien_mohr.pdf

2.The Hyperlinked organization
Michael Stephens
//www.techsource.ala.org/blog/2006/11/the-hyperlinked-organization-radical-transparency-crummy-meetings-micromanagement.html

3.Weinberger, David. Everything Is Miscellaneous: The Power of the New Digital Disorder. New York: Times Books, 2007

4. Scoble, Robert, and Shel Israel. Naked Conversations: How Blogs Are Changing the Way Businesses Talk with Customers. Hoboken, N.J.: John Wiley, 2006.

5. Stephens, Michael. Web 2.0 & Libraries: Best Practices for Social Software. Library technology reports, v. 42, no. 4. Chicago, IL: ALA TechSource, 2006.

6. To blog or not to blog.
//sharynheili.wordpress.com/2006/12/18/to-blog-or-not-to-blog/

7. Blogs and libraries succes stories
//www.libsuccess.org/index.php?title=Blogs

8. Blogging in the Enterprise
//tinyurl.com/wtnos

9. A corporate guide to the global blogosphere
www.edelman.com/image/insights/content/WhitePaper011107sm.pdf

@