Werken met het landelijke CMS van openbare bibliotheken, een verslag

09 november 2012

Dit artikel verscheen eerder deze week op de website van Bibliotheekblad

Voor complexe digitale projecten geldt meestal dat ze bij veel mensen pas tot de verbeelding gaan spreken als ze concreet worden. Dat geldt ook voor het concept WaaS (Website as a Service) van Bibliotheek.nl. Daar werd al sinds 2010 over gecommuniceerd, maar pas dit voorjaar werd duidelijk hoe zulke websites er uit komen te zien. In de digitale mystery guest van juni 2012 bekeek ik de nieuwe website van de Bibliotheek Haarlemmermeer en mijn indruk was positief: die zag er fris, overzichtelijk en netjes uit. Met een website die deel uitmaakt van de WaaS kun je als bibliotheek voor de dag komen. Die indruk had echter alleen betrekking op de ‘voorkant’ van de website, op de uiteindelijke verschijningsvorm. Dat is voor de gebruiker ook de enige kant die ertoe doet, maar dat geldt niet voor bibliotheken. Die zullen ook moeten werken met achterliggende systemen als de DCR (Digitale Content Repository) en de Widgetstore. Reden genoeg voor een kijkje áchter de schermen.

Lange voorbereiding
Een maand geleden werden de nieuwe websites van de vier Zeeuwse basisbibliotheken aangesloten op de landelijke digitale infrastructuur. Bij het gehele traject dat daaraan voorafging, was ik betrokken. Ik maakte deel uit de werkgroep die zich vanaf het voorjaar van 2011 bezighield met de complete digitale strategie van de Zeeuwse bibliotheken én van het team dat de implementatie van de nieuwe websites voor z’n rekening nam. Dat de werkgroep al zo ver voor de uiteindelijke lancering aan de slag ging, had alles te maken met het feit dat we er lang van uitgingen dat de websites al in december 2011 zouden worden gerealiseerd. Dat wilden we goed voorbereiden. Daarom brachten we al vroeg alle knelpunten en al onze wensen en eisen in kaart, maar onderzochten we tegelijkertijd ook of dit een goed moment was om de regionale samenwerking te vertalen naar een gemeenschappelijke website. Daarnaast pakten we onderwerpen op die je anno 2012 niet meer los kunt zien van de website, zoals de strategie rondom sociale media, online lid worden en betalen en het mogelijk thuisbezorgen van gereserveerde boeken.

Uitstel
Terugkijkend op het traject moet ik denken aan die variant op de wet van Hofstadter, die stelt dat ‘alles anders loopt dan je van tevoren hebt gepland, zelfs als je rekening houdt met de wet van Hofstadter’. Het voert te ver om hier op alle details in te gaan, maar van de enthousiaste plannen die we smeedden in de eerste helft van 2011, konden er uiteindelijk maar enkele daadwerkelijk worden uitgevoerd. Als kleine werkgroep begin je met de ideeën en de theorie, maar die twee moeten in de loop van het proces nog wel worden getoetst aan de praktijk en ‘landen’ in de samenwerkende organisaties. Vanaf dat moment zie je dat steeds meer plannen terzijde worden geschoven of worden bestempeld als ‘niet haalbaar’. Dat hoort er gewoon bij en dat was ook ingecalculeerd. Met het feit dat een vergelijkbaar proces zich ook op ‘landelijk niveau’ afspeelde, hadden we minder rekening gehouden. Maar Bibliotheek.nl had eveneens te maken met nieuwe ontwikkelingen en voortschrijdende inzichten. Sla het artikel ‘Wazigheid rondom WaaS‘ nog niet weg van Wim Keizer in april 2011 er maar op na. Voor de bibliotheken in Zeeland betekende dit, dat de lancering van de websites met negen maanden werd uitgesteld. Dat was niet onoverkomelijk, maar het gaf wel een knauw aan de moraal. In bibliotheekland ben je nu eenmaal op je hoede als uitstel en onduidelijkheid op je pad komen.

Widgets maken
In mei van dit jaar kwam aan de onduidelijkheid gelukkig een einde. De bouw van de vier websites (ook dat was een voortschrijdend inzicht!) werd in gang gezet. Dat was opnieuw behoorlijk schrikken. Alle betrokkenen hadden in het verleden weliswaar al leren werken met behoorlijk ingewikkelde Content Management Systemen, maar het systeem van de WaaS leek nóg complexer te zijn. Om een indruk te geven, zal ik kort beschrijven wat je moet doen als je een plaatje met daaronder een tekst en een hyperlink (ook dat wordt een widget genoemd) wilt tonen op de website. Details en een verklarende woordenlijst kunnen worden gevonden op de goed gedocumenteerde en handige wiki van Bibliotheek.nl.

• Allereerst moet je ervoor zorgen dat je bent ingelogd bij de DCR, de Widgetstore en Drupal. Eigenlijk moet je continu vier schermen/tabbladen in je browser open hebben staan.
• In de DCR maak je vervolgens een document aan. Alleen dat al is een stap waar je veel mee moet oefenen voordat je het in de vingers hebt; bovendien een stap met veel beperkingen.
• Dat document publiceer je vervolgens.
• De bijbehorende afbeelding voeg je toe aan een ander onderdeel van de DCR.
• Die publiceer je vervolgens ook.
• Dan ga je naar de Widgetstore, waar je de gewenste widget aanmaakt en het eerder gemaakte document laat aanroepen. Ook die publiceer je.
• Dan ga je naar het scherm van Drupal (het Template Management Systeem) en importeer je de widget.
• Vervolgens bepaal je in Drupal waar de widget precies komt te staan. Die keuze publiceer je ook nog eens.

Ik moet hier aan toevoegen dat er ook widgets zijn die meer handelingen vereisen, maar ook dat het werkproces eenvoudiger wordt als je al meerdere widgets en pagina’s hebt aangemaakt. Vanaf dat moment kun je ze simpel aanpassen en verplaatsen binnen de site. Bibliotheek.nl weet dat natuurlijk ook en werkt daarom aan een eenvoudiger werkproces, waarbij bibliotheken een configuratie krijgen aangeboden waarin de meeste widgets al zijn aangemaakt en toegevoegd. Dat zal het aantal handelingen per document en per medewerker flink doen afnemen.

Beperkingen
Ook voor de systemen zelf geldt dat de ontwikkelaars bij Bibliotheek.nl nog hard werken aan verbeteringen. Dat is ook nodig. Nu zijn er nog talloze beperkingen, die het intuïtief werken met deze platformen in de weg staan. Om er een paar te noemen:

• Je kunt teksten en widgets niet combineren op een pagina. Je moet kiezen.
• De mogelijkheden rondom de lay-out van teksten en afbeeldingen zijn zeer beperkt.
• Voor het insluiten van elementen als formulieren en online video’s zijn kunstgrepen nodig.
• Sommige widgets zijn zo complex dat ze alleen door de experts van Bibliotheek.nl kunnen worden aangemaakt.
• De performance van de systemen laat nog veel te wensen over. Het komt voor dat de servers plat liggen (en daarmee alle aangesloten websites), maar het duurt soms ook een paar uur voordat wijzigingen die je hebt aangebracht zichtbaar worden. Dat werkt niet prettig.
• Standaardfunctionaliteiten als RSS en een goede mobiele variant van de website moeten nog ontwikkeld worden.

Ik besef dat dit kijkje achter de schermen verre van volledig is. Het is belangrijk om in het achterhoofd te houden dat het hier gaat om work in progress en dat het beeld pas compleet wordt als ook de koppeling met de Nationale Catalogus (NBC+) is gemaakt. Maar het is ook belangrijk om voor ogen te houden dat de aansluiting op de digitale infrastructuur niet lichtvaardig moet worden opgevat. De huidige interfaces en de manier van werken lijken maar in weinig op de laagdrempelige interfaces zoals sommigen die zijn gewend van platformen als WordPress, Blogger of Facebook. Werken in de WaaS doet een beroep op je tijd en je concentratie. Op dit moment in ieder geval nog wel.

Hoger doel
Daar staat tegenover dat het resultaat, de voorkant, er mag zijn en dat er nog meer voordelen zijn te benoemen (zie bijvoorbeeld het artikel ‘De voordelen van de WaaS‘). Daar komt bij dat het ‘hogere doel’ ook niet uit het oog mag worden verloren. Ter opfrissing de definitie op de website van het SIOB:
‘De ambitie om plaats- en tijdsonafhankelijk de beschikking te hebben over alle informatie die bibliotheken beheren, kan pas worden gerealiseerd als de techniek in orde is en systemen met elkaar verbonden zijn. Dat is het doel van dit project en dat is ook de voornaamste bezigheid van Stichting Bibliotheek.nl.’
Als je werkt met de achterkant op lokaal niveau vergeet je wel eens dat de achterkant op nationaal niveau ook alle aandacht nodig heeft. Wat dat betreft kan het alleen maar beter worden. Dat hopen we althans wel.

@

Afbeelding: Rijksstudio Rijksmuseum: Computerdag voor vrouwen 1985, Michel Pellanders