De duurzame opslag van digitale collecties in de Zeeuwse Bibliotheek

25 oktober 2009

Deze bijdrage verscheen in 2007 reeds op Livre.nl. Deze website is echter niet meer in de lucht. Een paar artikelen heb ik teruggevonden met behulp van Google Cache.

Inleiding
In 2007 is in de Zeeuwse Bibliotheek een start gemaakt met het project ‘de duurzame opslag van digitale collecties en informatie’. Aanleiding voor dit project is het feit dat meer en meer collecties gedigitaliseerd zijn of zullen worden maar er nog niet is voorzien in duurzaamheid; de media (informatiedragers) verouderen en zijn aan slijtage onderhevig en dat geldt ook voor de hardware. In veel gevallen is bovendien onvoldoende rekening gehouden met een consistente ontsluiting van het materiaal, nu en in de toekomst. Inmiddels is er budget vrijgemaakt voor de duurzame opslag en dient te worden gezocht naar een technische oplossing die digitale duurzaamheid garandeert.
Voor de zomer van 2007 is een onderzoek gedaan naar de technische mogelijkheden in dit kader. Dit onderzoek is uitgevoerd door Merlijn Boogerd, student Informatica aan de Hogeschool Zeeland. Binnen het onderzoek is rekening houden met bestaande initiatieven op nationaal en regionaal niveau en mogelijke samenwerkingsverbanden tussen de Zeeuwse Bibliotheek en andere organisaties. Er is een bezoek gebracht aan de Koninklijke Bibliotheek om een indruk te krijgen van de ontwikkelingen bij deze organisatie (denk bijvoorbeeld aan het e-depot)
Een inventarisatie van digitale collecties en materialen van de Zeeuwse Bibliotheek heeft duidelijk gemaakt welke daarvan in aanmerking komen voor duurzame opslag. Bij de inventarisatie is een onderscheid gemaakt tussen ‘born digital collecties’ en reeds gedigitaliseerde materialen enerzijds en het ‘oud bezit’ dat in de toekomst mogelijk ook in aanmerking komt voor digitalisering en duurzame opslag anderzijds.
Bij de inventarisatie zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

1.    Prioriteit voor Zeeuws materiaal en uniek bezit (om dubbel werk binnen Nederlandse bibliotheken te voorkomen)

2.    Onderscheid maken tussen oud bezit (nog niet gedigitaliseerd) en geboren of reeds gedigitaliseerde materialen, dan wel materialen die verloren gaan als ze niet op korte termijn worden gedigitaliseerd en/of duurzaam opgeslagen.

3.    Naast de inventarisatie en het nadenken over de opslagtechniek is het ook van belang om in het beginstadium na te denken over metadatering, formaten en wat dies meer zij. Dit is verwerkt in het onderzoek van Boogerd.

4.    Er lopen al veel projecten elders. Er moet rekening worden gehouden met overige nationale en regionale initiatieven. Wellicht zijn er ook samenwerkingsverbanden mogelijk met organisaties als het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.

Inventarisatie
Om een goede indruk te krijgen van de omvang dit soort projecten op regionaal niveau is het wel aardig om een overzicht te geven van collecties die aanmerking komen voor duurzame opslag in de Zeeuwse Bibliotheek:

•    Digitale bijlagen behorende bij boeken en of bibliografische beschrijvingen
•    De diverse websites die in beheer zijn bij de Zeeuwse Bibliotheek
•    Alle dvd’s, cd-roms, foto’s en video’s van activiteiten die in het verleden in de bibliotheek plaatsvonden
•    Zeeuws Cultureel erfgoed, vastgelegd op langspeelplaten, singles, cassettebandjes, videobanden en cd’s/dvd’s/cd-roms
•    De nog te digitaliseren Zeeuwse kranten uit het projectplan Krantenbankzeeland.nl
•    De nog te digitaliseren collectieMuzieksheets
•    Nog te digitaliseren Zeeuwse titels zoals de Zelandia Illustrata van Lantsheer en Nagtglas, Levensberigten  van Zeeuwse medici, van Fokker, de Levensberichten van Zeeuwen en de Encyclopedie van Zeeland van Nagtglas.

•    Bijzondere collecties van het Zeeuws Documentatiecentrum (onderdeel Zeeuwse Bibliotheek):
1.    Een videocollectie over klederdrachten
2.    Een verzameling Zeeuws materiaal van de landelijke televisie op 250 U-Matic banden
3.    Een verzameling Zeeuws materiaal van de landelijke televisie op Video op 95 VHS-banden
4.    Het Geluidsarchief van het Zeeuws Documentatiecentrum (800 interviews met Zeeuwen op evenveel cd’s en deesl nog niet gedigitaliseerd op audiotapes)
5.    Het Project Ooggetuigen (ca. 1000 interviews in cd-formaat)

Oud bezit en nog te digitaliseren collecties
Er zijn ook collecties geïnventariseerd die in dit stadium nog geen deel uit van het project duurzame opslag. Het verdient wel de dat deze op termijn worden gedigitaliseerd. Of dit wel of niet zal gebeuren is echter afhankelijk van verschillende factoren zoals de beschikbare financiële middelen en subsidies, landelijke ontwikkelingen en de door de politiek en erfgoedsector gestelde prioriteiten. Op het moment dat deze collecties daadwerkelijk worden gedigitaliseerd moeten ze ook duurzaam worden opgeslagen en in die zin moet binnen het project ook al rekening worden gehouden met de aard en omvang van deze collecties na digitalisering.

Het gaat hierbij om bijna 1700 kinderprenten, 500 banden uit de collectie Boutens (onderdeel van het landelijke project Metamorfoze), 30 incunablen of wiegedrukken, de collectie Hans Warren, de collectie Meertens, de collectie oude kinderboeken van de Zeeuwse Bibliotheek (ruim 10.000 banden!), 200-250 Zeeuwse Boekbanden uit de 18e eeuw,duizenden bibliofiele plano’s en, tot slot, de prachtige collectie Gustave Doré, die bestaat uit 600 banden.

Een lange weg te gaan
Het moge duidelijk zijn dat de digitalisering van gedrukte collecties veel voeten in de aarde heeft en dat de omvang van de collecties groter is dan menigeen beseft. Als je leest over de enorme digitaliseringsprojecten van Google, Microsoft en het Open Content Alliance is het verleidelijk om te denken dat het allemaal wel goed zal komen. Hoewel grote bibliotheken en masse in zee gaan met commerciële partijen, komen er ook steeds meer tegengeluiden en maken betrokkenen zich hard voor eigen initiatieven op zowel continentaal, nationaal en regionaal niveau. Regionale bibliotheken onderzoeken bijvoorbeeld in hoeverre zij aansluiting kunnen vinden bij de vele projecten die plaatsvinden in de Koninklijke Bibliotheek en de strategie die daar wordt uitgestippeld.

Het is een lange en kostbare weg maar volgens mij wel de enige goede weg. Immers: bibliotheken sterven als mensen vergeten wat ze bevatten.

@

10 december 2007